5 Tipps für produktivere Meetings

Produktive kurze knackige Meetings, die motivieren, in denen Dinge geschafft werden und die Energie und Tatendrang für die nächsten Schritte vermitteln. Wäre das nicht genial!?

Die Realität sieht allerdings leider meist völlig anders aus. Hand aufs Herz: Wie oft hast du schon gelangweilt oder gar genervt in einem never ending Meeting gesessen!?

Jedes Mal, wenn’s mir so ergangen ist, habe ich mich geärgert, wenn durch mangelnde Planung und Steuerung die Dauer des Meetings ausuferte und somit meine Zeit verschwendet wurde. Denn die Zeit, die du im Meeting verlierst, arbeitest du ja letztlich hinten raus länger.

Wie oft gibt es keinen „Time Keeper“, also jemand, der darauf achtet, dass die vorgegebenen Zeiten eingehalten werden und dass das Meeting pünktlich endet?

Der Leiter des Meetings gebietet leider auch nur selten den ausufernden Erklärungen und Entschuldigungen Einhalt, die ausführen, weshalb Dinge nicht passiert sind beziehungsweise, warum Leute bestimmte Aufgaben nicht übernehmen können oder wollen.

Das wiederum führt dazu, dass das Meeting aus dem Ruder läuft und oftmals ohne wirkliches Ergebnis endet, sondern stattdessen auf einen weiteren (unproduktiven) Termin vertagt wird.

Kennst du das auch?

Wie du das in deinen eigenen Meetings verhindern kannst, und wie du dich elegant aus unproduktiven Treffen rauszieht, zeigt dir dieser Blog-Beitrag.

Denn, ganz ehrlich, es ist total simpel, ein gutes und produktives Meeting abzuhalten, wenn man sich konsequent an ein paar grundlegende Regeln hält.

Bestandteile effektiver Meetings

I) Agenda

Im Vorfeld solltest du auf jeden Fall eine schriftliche Agenda mit konkreten Zeitangaben an alle Beteiligten verschicken. Daraus muss einerseits hervorgehen, was besprochen werden soll, wer für welches Thema „den Hut aufhat“, sprich verantwortlich ist. Andererseits sollte aber auch ganz klar sein, wozu das Meeting eben NICHT dient.

An einem Beispiel erklärt: Wenn es in deinem Meeting um die aktuelle Facebook Werbe-Kampagne für ein neues Produkt geht, dann ist sind Lagerung und Verpackung des Produktes eben dann NICHT Thema, auch dann nicht, wenn es damit aktuell Probleme geben sollte. Die gehören in ein separates Meeting

II) Zeitlimits festlegen und einhalten

Folgerichtig sollte jeder Einzelbeitrag mit einem Zeitlimit versehen sein. Der oder die LeiterIn des Meetings hat demnach die Aufgabe, die Teilnehmer anzuhalten, dass sie ihre Zeiten einhalten. Alternativ kann natürlich auch ein „Time Keeper“ aus der Runde der Teilnehmer bestimmt werden.

III) Strikt beim Thema bleiben

Die Agenda legt ganz klar fest, was Thema des Meetings ist und was eben nicht besprochen wird. Die Aufgabe des Meeting Leiters oder der Leiterin besteht neben der Einhaltung der Zeitlimits darin, diejenigen, die thematisch abschweifen wieder zum eigentlichen Ziel des Meetings zurückzuführen.

IV) Schriftliche Vorbereitung von Diskussionspunkten

Alle Teilnehmer sollen ihre Agenda-Punkte schriftlich vorbereiten, entweder per Powerpoint Präsentation und/oder per Handout an alle Teilnehmer.

Der Aufbau ist im Prinzip immer derselbe. Dabei ist es völlig egal, um welches konkrete Thema sich dein Meeting dreht. Es gilt immer die folgenden fünf Punkte zu klären:

1. Status des Projektes: Erreichte Ziele versus Plan
2. Mögliche Schwierigkeiten auf dem Weg
3. Welche Lösungsvorschläge hat der/die Verantwortliche?
4. Wobei wird welche Hilfe von anderen Abteilungen oder dem Vorgesetzten gebraucht? (Information, Budget, Zuarbeit durch interne/externe Kräfte, …)
5. Wie ist der Ausblick für die nächsten Wochen?

V) Effektive Nachbereitung: Wer macht was bis wann?

Im Meeting sollte klar ausgearbeitet werden, was die nächsten Schritte sind und vor allem wer was bis wann zu tun hat.

Auf jeden Fall sollte im Nachgang des Meetings ein Protokoll in Stichpunkten an alle Beteiligten verschickt werden. Darin enthalten sind:

• Die wesentlichen Punkte, die im Meeting besprochen wurden
• Die Teilnehmer, die beim Meeting anwesend waren
• Die nächsten Schritte mit Verantwortlichkeiten
• Zeitangabe bis wann was von wem fertig gestellt werden soll
• Der Termin für ein Folgemeeting, sofern nötig

Und so nimmst du selektiv an Meetings teil

Hilfreich sind außerdem ein paar Tricks, mit denen du dich aus unproduktiven Meetings ganz oder teilweise rausziehen kannst. Auf diese Art und Weise kannst du auch auf die unproduktiven Meetings Einfluss nehmen, zu denen du selbst als Teilnehmer eingeladen bist.

Kostenlose Schnell-Checkliste

Damit du die Tipps für ein gutes Meeting immer zur Hand hast und auch die Tricks zum Ausklinken aus unproduktiven Meetings kennst, habe ich dir eine kostenlose Schnell-Checkliste zum Ausdrucken erstellt. Die nimmst du dir dann einfach vor jedem Meeting kurz zur Hand und arbeitest sie Punkt für Punkt ab. Du wirst sehen, wie du sofort produktiver wirst!

In diesem Sinne wünsche ich dir ab heute nur noch produktive Meetings, die motivieren statt ausbremsen.

Deine Dagmar

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