Heute ist Kämpfe-gegen-die-Prokrastination-Tag. Ein guter Grund, endlich die Steuererklärung, das Feedback-Gespräch oder die Strategie anzugehen. Du erfährst hier, warum wir Dinge aufschieben und wie du in 5 Schritten Prokrastination besiegst und schneller ins Handeln kommst.

Warum gibt es einen Tag gegen Prokrastination?

Jedes Jahr am 6. September feiert die Welt den Kämpfe-gegen-die-Prokrastination-Tag. Weshalb ein eigener Tag? Nun, weil ziemlich viele Menschen Dinge aufschieben und einfach nicht in die Umsetzung kommen.

Der Tag ist übrigens kein offizieller Feiertag. Trotzdem verbreitet er sich seit einigen Jahren rasant in sozialen Netzwerken. Menschen weltweit posten unter dem Hashtag #FightProcrastinationDay ihre größte aufgeschobene Aufgabe – und erledigen sie an genau diesem Tag.

Für Führungskräfte lohnt sich der Tag besonders. Denn Aufschieberitis betrifft nicht nur dich persönlich. Sie betrifft auch deine Entscheidungen, deine Teams und am Ende dein ganzes Unternehmen.

Was schieben wir eigentlich auf?

Meistens sind es zwei Arten von Aufgaben:

• Dinge, die wir nicht gerne tun – langwierig, mühsam oder einfach unbeliebt.
• Dinge, die uns fremd sind – wir kennen die Lösung noch nicht und wissen nicht, wo wir anfangen sollen.

Ein Klassiker aus meiner Coaching-Praxis: strategisches Denken. Fast jede Führungskraft weiß, Ziele setzen bringt sie voran. Trotzdem setzen die wenigsten sich wirklich Ziele.

Schauen wir uns typische Beispiele aus dem Führungsalltag an:

• Das jährliche Mitarbeitergespräch wird verschoben, weil es unangenehm werden könnte.
• Die überfällige Trennung von einem Low-Performer bleibt aus, weil niemand gerne kündigt.
• Die Nachfolgeplanung für die eigene Position rückt Jahr für Jahr weiter nach hinten.
• Die längst fällige Digitalisierung eines Prozesses bleibt liegen, weil das Tagesgeschäft ruft.

Erkennst du dich in einem dieser Punkte wieder? Dann bist du in guter Gesellschaft. Diese Aufgaben haben eines gemeinsam: Sie sind wichtig, aber nicht dringend. Genau solche Aufgaben schieben wir am liebsten auf.

Wer prokrastiniert eigentlich?

Im Grunde jeder Mensch. Tim Urban hat dazu einen der meistgesehenen TED-Talks aller Zeiten gehalten. Er beschreibt mit viel Humor, wie ein „Aufschieber-Gehirn“ tickt: TED-Talk: Inside the mind of a master procrastinator.

Urban unterscheidet zwei Arten der Prokrastination. Die eine hat eine feste Frist, zum Beispiel eine Präsentation vor dem Vorstand. Die andere hat keinen Stichtag, zum Beispiel die eigene Fitness oder die persönliche Weiterentwicklung. Genau diese Aufgaben ohne Deadline bleiben besonders oft liegen – manchmal jahrelang.

Aufschieben trifft übrigens nicht nur faule Menschen. Im Gegenteil: Oft sind es engagierte, kluge Köpfe, die sich selbst am meisten unter Druck setzen. Gerade Perfektionistinnen und Perfektionisten prokrastinieren häufig, weil sie befürchten, den hohen eigenen Ansprüchen nicht gerecht zu werden.

Der teure Preis der Aufschieberitis

Kurz bevor die Deadline platzt, hetzt du unter Stress zur Fertigstellung. Dabei nagt oft ein fieser innerer Dialog an dir:

• „Typisch, wieder alles auf den letzten Drücker.“
• „Warum schaffst du das nicht früher?“
• „Andere kriegen das doch auch hin.“

Dieser Dialog kostet dich mehr als Zeit. Er frisst an deinem Selbstwertgefühl. Deshalb lohnt sich der Kampf gegen die Prokrastination gleich doppelt: Du gewinnst Zeit und Ruhe im Kopf.

Als Führungskraft trägst du zusätzlich eine besondere Verantwortung. Schließlich spürt dein Team, wenn du Entscheidungen aufschiebst. Folglich breitet sich Unsicherheit aus. Mitarbeitende warten auf Freigaben, Feedback oder Klarheit – und verlieren nach den eigenen Fokus. Ja, gegebenenfalls leiden sogar Motivation und Vertrauen darunter.

Studien zur psychologischen Sicherheit zeigen: Klare, zeitnahe Entscheidungen stärken das Vertrauen im Team. Verschobene Entscheidungen wirken dagegen wie ein Bremsklotz für die gesamte Mannschaft.

Die 5-Schritte-Methode gegen die Aufschieberitis

Hier kommen fünf einfache Schritte. Du kannst sie sofort nutzen – egal, welche Aufgabe du gerade vor dir herschiebst.

1. Stell dich deiner Angst

Male dir zuerst dein Ziel bunt und lebendig vor deinem inneren Auge aus. Stelle dir vor, dass du es bereits erreicht hast. Wie fühlt sich das an? Was sagt dein Umfeld dazu? Was ist besser als vorher? Gehe wirklich in die Vorstellung, so lebendig, wie möglich.

Danach machst du das Gegenteil. Jetzt malst du dir das schlimmste Szenario aus, falls du scheiterst. Auch hier gehe bitte in die Vorstellung, selbst wenn es unangenehm ist. Anschließend frage dich:

• Was kannst du tun, damit es nicht dazu kommt?
• Wer kann dir helfen?
• Welches Wissen, welche Fertigkeit fehlen dir noch?
• Wo holst du sie dir?

Bewerte am Ende auf einer Skala von 1 (sehr unwahrscheinlich) bis 10 (sehr wahrscheinlich): Wie realistisch ist dein Horrorszenario noch, wenn du diese Präventivmaßnahmen ergreifst? Meistens merkst du schnell: Die Gefahr ist kleiner, als du dachtest.

Diese Übung heißt WOOP-Methode und stammt von der Psychologin Gabriele Oettingen. WOOP steht für Wish, Outcome, Obstacle, Plan – auf Deutsch: Wunsch, Ergebnis, Hindernis, Plan.

Ein praktisches Beispiel: Angenommen, du schiebst das Gespräch mit einem schwierigen Teammitglied auf.

• Wunsch: ein klärendes Gespräch führen.
• Ergebnis: die Zusammenarbeit läuft wieder runder.
• Hindernis: die Angst vor einer emotionalen Reaktion oder einem möglichen Streit.
• Plan: Du bereitest drei konkrete Beispiele vor und suchst dir einen ruhigen Rahmen für das Gespräch.

2. Verabschiede dich vom Perfektionsanspruch

Mein Six-Sigma-Statistik-Professor sagte immer: 80 % GEMO – good enough, move on. Das Pareto-Prinzip zeigt: 80 % deines Ergebnisses erreichst du mit nur 20 % Aufwand. Die restlichen 20 % bis zur Perfektion kosten dich satte 80 % mehr Aufwand. Das lohnt sich selten.

Ziele also immer auf die 20%, die 80% Erfolg garantieren, statt einen 100%-Anspruch zu leben.

Frag dich bei jeder Aufgabe: Muss das wirklich perfekt sein, oder reicht ein gutes Ergebnis? Bei einer internen Präsentation reicht oft ein solides Konzept. Hingegen braucht es bei einer sicherheitsrelevanten Entscheidung natürlich mehr Sorgfalt. Unterscheide bewusst zwischen beidem und frage nach, was von dir jeweils erwartet wird und was nicht. Gerade der zweite Teil wird oft nicht besprochen und führt zu unnötiger Mehrarbeit.

3. Fang einfach an

Wähle die kleinste mögliche Aufgabe. Erledige sie sofort. Dann bleibt dir gar keine Zeit zum Grübeln.

Außerdem zerlege große Brocken in kleine, machbare Häppchen. Kleine Schritte fühlen sich weniger bedrohlich an. So kannst du zusätzlich öfter kleine Erfolge feiern.

Ein einfacher Trick dafür: die 2-Minuten-Regel. Frag dich, welcher Teil deiner Aufgabe sich in nur zwei Minuten erledigen lässt. Öffne das Dokument. Schreib die erste Zeile. Ruf die Person an und vereinbare nur den Termin. Oftmals reicht ein erster winziger Schritt, um die Prokrastinationsblockade zu lösen.

4. Belohne dich selbst

Warte nicht auf Lob von außen. Gönn dir für jeden erledigten Teilschritt eine kleine Freude – einen guten Kaffee oder eine Pause mit einem netten Menschen. Es muss nichts Großes sein, sondern lediglich eine kleine Anerkennung.

Würdige jeden Schritt bewusst. Dein Gehirn schüttet dabei Glückshormone aus, ganz egal, ob das Lob von dir oder von anderen kommt. Dopamin sorgt dafür, dass du weiter dranbleibst. Du siehst, ein kleiner Trick kann große Wirkung haben.

Auch als Führungskraft kannst du dieses Prinzip nutzen. Feiere kleine Etappensiege im Team sichtbar. Ein kurzes „Danke, das war ein wichtiger Schritt“ in der Teamrunde wirkt oft stärker, als du denkst.

5. Binde andere mit ein

Ohne festen Termin schlägt die Prokrastination gnadenlos zu. Setz dir deshalb künstliche Fristen, indem du andere Menschen einbindest.

Ein Beispiel aus meinem eigenen Leben: Für jedes neue Buch engagiere ich zuerst meine Lektorin. Wir vereinbaren einen festen Abgabetermin, denn ohne den wäre bis heute keines meiner sieben Bücher jemals fertig geworden. Diese Deadline ist dann für mich gesetzt. Die reiße ich nicht. Schließlich mag ich es selbst nicht, wenn andere mit meiner Zeit aasen.

Bei meinem Podcast Leadership Nuggets war ich tatsächlich der Held im Prokrastinieren. Drei geschlagene Jahre lang habe ich das Projekt vor mir hergeschoben – aus Angst, nicht regelmäßig genügen Inhalte zu haben, aus Furcht, er könne nicht ankommen. Erst die feste Verpflichtung gegenüber meiner damaligen Podcast-Assistentin brachte den Durchbruch.

Auch im Führungsalltag funktioniert dieser Trick hervorragend. Kündige eine wichtige Entscheidung öffentlich im Team an, inklusive Termin. Der soziale Druck hilft dir, wirklich dranzubleiben.

Im Privaten nutze ich mit Freunden gerne die App HabitShare. Damit kann jeder für sich seine eigene Routine (z.B. Joggen, Workout, pünktlich heimfahren etc.) tracken. Freunde können einander Zugriff auf die jeweilge Habit geben und sich so auch auf Distanz rechenschaftspflichtig halten. Für mich funktioniert das perfekt. Vielleicht magst du es ja auch einmal ausprobieren.

Eine Geschichte aus der Praxis

In meinem Buch „Ziele erreichen mit Strategie“ erzähle ich von Anna. Sie führt einen Modeladen und arbeitet von morgens sechs bis abends zehn Uhr. Zeit für Strategie findet sie einfach nicht.

Anna krankt an dem Problem, das viele Unternehmer haben: zu viele Aufgaben, keine klaren Kriterien für Lieferanten, keine feste Zielgruppe. Trotzdem schiebt sie das Thema Strategie immer wieder auf. „Mache ich mal, wenn Zeit da ist“, sagt sie sich innerlich. Doch diese Zeit kommt niemals.

Abends, ausgelaugt und mit einer Fertigpizza im Ofen, fragt sich Anna: Brauche ich überhaupt eine Strategie? Es lief doch bisher auch so. Genau dieser Gedanke hält viele Unternehmerinnen und Unternehmer gefangen. Das Tagesgeschäft frisst die Zeit, die eigentlich fürs Nachdenken gebraucht würde.

Strategie als Aufgabe wirkt riesig – wie der Scheinriese Tur Tur aus „Jim Knopf“. Aus der Ferne wächst er ins Unermessliche. Kommst du näher, schrumpft er auf eine machbare Größe.

Der erste Schritt für Anna wäre simpel gewesen: eine einzige Frage beantworten. Für wen genau kauft sie eigentlich ein? Private Kundinnen oder berufliche Kundinnen? Diese eine Antwort hätte bereits viele weitere Entscheidungen erleichtert. Dennoch dauerte es eine ganze Weile und brauchte den ein oder anderen Anstubser von außen, bis sie sich tatsächlich mit Strategie beschäftigte.

Prokrastination im Team auflösen

Nicht nur du selbst prokrastinierst. Auch dein Team tut es – manchmal, ohne dass es dir auffällt. Typische Anzeichen dafür sind:

• Aufgaben werden ständig „noch mal geprüft“, ohne dass sich etwas bewegt.
• Meetings enden regelmäßig mit „Lass uns das nächste Woche nochmal besprechen“.
• Kleine Zusatzaufgaben verdrängen die eigentliche Priorität.

Als Führungskraft kannst du hier gezielt gegensteuern. Frag in Eins-zu-eins-Gesprächen konkret nach: Was hält dich an dieser Aufgabe gerade auf? Oft steckt auch bei deinen Mitarbeitenden Versagensangst oder fehlendes Wissen dahinter – genau wie bei dir selbst. Wenn ihr darüber sprecht, könnt ihr Unklarheiten beseitigen und eine mögliche Blockade lösen.

Biete konkrete Unterstützung an, statt Druck aufzubauen. Vor allem aber hilf deinen Mitarbeitenden, sich selbst zu helfen, indem du beispielsweise fragst: Welche kleinste Version dieser Aufgabe kannst du diese Woche schaffen? So hilfst du ihnen, die Aufgabe in kleine machbare Einheiten herunterzubrechen.

Übung macht den Meister

Eine neue Gewohnheit braucht Zeit. Forscherinnen um Benjamin Gardner fanden heraus: Im Schnitt dauert es 66 Tage, bis eine neue Routine zur Gewohnheit wird (Gardner, Lally & Wardle, 2012, British Journal of General Practice).

Gib also nicht nach zwei Tagen auf, wenn die neue Routine noch holprig läuft. Bleib dran. Der Effekt zeigt sich erst nach mindestens zwei Monaten richtig. So lange braucht es, bis eine neue Angewohnheit zur Routine wird.

Routinen haben einen entscheidenden Vorteil: Sie laufen irgendwann auf Autopilot, ohne dass wir darüber nachdenken müssen. Plane deshalb feste Routinen ein, statt auf Motivation zu hoffen. Leg dir zum Beispiel fest: Jeden Montagmorgen räume ich als Erstes die eine Aufgabe aus dem Weg, die ich am liebsten aufschieben würde. Nach ein paar Wochen wird diese Routine zur Selbstverständlichkeit.

Vorbild sein: Dein Umgang mit Aufschieberitis färbt auf andere ab

Führung wirkt vor allem durch Vorbild. Wenn du wichtige Entscheidungen konsequent aufschiebst, lernt dein Team genau dieses Verhalten. Umgekehrt gilt: Gehst du unangenehme Themen aktiv an, wächst auch bei deinem Team der Mut dazu.

Ich erlebe das immer wieder in meinen Coachings. Führungskräfte, die ihre eigene Prokrastination in den Griff bekommen, berichten von einem spürbaren Kulturwandel im Team. Mitarbeitende trauen sich eher, Probleme früh anzusprechen, statt sie auszusitzen.

Ein einfacher Hebel dafür: Sprich offen über deinen eigenen Hang zu Prokrastination. Erzähle deinem Team, welche Aufgabe du gerade angehst und warum. Das nimmt dem Thema die Scham und macht es besprechbar. Genau das stärkt am Ende die psychologische Sicherheit im Team – eine der wichtigsten Grundlagen für Motivation und gute Ergebnisse. Auch für mich war der TED-Talk von Tim Urban ein Augenöffner und eine Erleichterung gleichermaßen. Darin habe ich gelernt, es gibt auch andere, die Dinge vor sich herschieben, ich bin nicht alleine.

Checkliste: Prokrastination besiegen

Falls du wenig Zeit hast, findest du hier die Kurzfassung zum Abhaken:

Drucke dir diese sieben Punkte aus oder speichere sie dir als Notiz. So hast du sie immer griffbereit, sobald die nächste Aufgabe liegen bleibt.

Häufige Fragen zur Prokrastination

Ist Prokrastination eine Krankheit?
Nein, in den meisten Fällen nicht. Prokrastination ist ein weit verbreitetes Verhaltensmuster, kein Krankheitsbild. Nur in seltenen, sehr ausgeprägten Fällen kann sie mit anderen Themen wie starken Angststörungen zusammenhängen. Dann lohnt sich professionelle Unterstützung.

Hilft strengere Selbstdisziplin gegen Prokrastination?
Nur bedingt. Reine Willenskraft hält selten lange durch. Wirksamer sind klare Systeme, kleine Schritte und externe Fristen – genau die Werkzeuge aus diesem Artikel.

Wie lange dauert es, die Aufschieberitis loszuwerden?
Erste Erfolge spürst du oft schon nach wenigen Tagen. Bis eine neue Routine wirklich sitzt, rechne mit rund zwei Monaten (siehe Studie weiter oben).

Dein erster Schritt heute

Der Kämpfe-gegen-die-Prokrastination-Tag ist ein guter Anlass. Er ist aber nicht die einzige Chance im Jahr. Nutze ihn trotzdem als Startschuss.

Frag dich jetzt:

• Welche Aufgabe schiebe ich schon länger vor mir her?
• Was ist der allerkleinste erste Schritt?
• Wen binde ich ein, damit ich dranbleibe?

Beantworte diese drei Fragen. Dann setz dir noch heute eine feste Frist. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken.

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