Das Mitarbeitergespräch flößt sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern in vielen Firmen Furcht ein. Personalgespräche gelten häufig als lästige Pflichtaufgabe. Folglich werden Sie aufgeschoben oder oftmals auch gar nicht durchgeführt.

Weshalb sind Mitarbeitergespräche so unbeliebt?

Das renommierte Beratungsunternehmen Gallup hat in seiner aktuellen Studie festgestellt, dass noch nicht einmal die Hälfte (45%) aller Befragten regelmäßig Mitarbeitergespräche mit ihren Vorgesetzten haben.

Weshalb aber sind diese Gespräche nun so unbeliebt? Wieso werden sie meist als anstrengend und unangenehm empfunden? Nun mögliche Ursachen sind vielschichtig:

Personalgespräche steigern die Produktivität

Zahlreiche Studien haben ergeben, dass regelmäßige Feedback-Gespräche nachweislich die Arbeitszufriedenheit und Produktivität eines Unternehmens steigern und folglich die Fluktuation bei Mitarbeitern reduzieren.

Der bereits erwähnte Gallup Engagement Index für Deutschland gibt Auskunft darüber, wie hoch der Grad der emotionalen Bindung von Mitarbeitern, anders ausgedrückt das Engagement und die Motivation bei der Arbeit sind. So sind laut aktueller Studie nur 16% der Befragten mit Herzblut bei Arbeit, 68% machen Dienst nach Vorschrift und 16% haben bereits innerlich gekündigt.

Durch diesen Umstand verliert die deutsche Wirtschaft jährlich an Produktivitätseinbußen bis zu 99 Milliarden Euro. Extreme Fehlzeiten schlagen dabei allein mit knapp 20 Milliarden Euro zu Buche.

An einem Beispiel dargestellt: Würde man bei einem Unternehmen mit 50 MA’s die Fehlzeit auf das Level von Mitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung (5,8 Tage/Jahr) reduzieren, dann würde das jährlich Einsparungen in Höhe von knapp 30.000 EUR ausmachen.

Mit anderen Worten, der kontinuierliche Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitern in Form von Jahresgesprächen und regelmäßigen Dialogen ist ein wichtiger Hebel, um die emotionale Bindung und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

In der Gallup Studie ist das klar erkennbar: Bei Mitarbeitern, die in den vergangenen 6 Monaten ein Gespräch über Arbeitsleistungen mit ihrem Vorgesetzten geführt haben, liegt der Anteil hoch emotional gebundener Mitarbeiter mit 31% fast doppelt so hoch wie im Schnitt der Studie (16%).

Mitarbeitergespräche sind eine gute Gelegenheit, dem Mitarbeiter Anerkennung für seine Leistung zu geben und ihn zu entwickeln und für das Unternehmen zu binden. Denn jeder Mensch braucht Anerkennung, sprich will gesehen und wahrgenommen werden. Mitarbeiter wollen wissen, wo sie stehen.

Mitarbeitergespräche fördern Loyalität

Dabei ist das direkte Gespräch doch die beste Gelegenheit, um Wertschätzung zu vermitteln, Ängste oder Kündigungsabsichten abzubauen und die Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. In dem Video erfährst du, worauf es bei einem gelungenen Mitarbeitergespräch ankommt.

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Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Wenn du oder auch dein Mitarbeiter auf gut Glück ins Personalgespräch gehst, dann endet es gerne mit „um den heißen Brei Gerede“ und ohne konkretes Ergebnis. Dieses Phänomen tritt häufig insbesondere dann auf, wenn du dem Mitarbeiter sagen musst, dass du mit einigen seiner Leistungen nicht zufrieden bist. Solche Gespräche sind eher demotivierend denn förderlich. Also mach dir klar, was die eigentliche Aufgabe des Mitarbeitergespräches ist.

Aufgabe des Mitarbeitergesprächs

  • Klares Verständnis von den Erwartungen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten bei der Arbeit vermitteln
  • Mögliche Aufgaben vergeben, die zu der Person deines Mitarbeiters passen und bei der er seine Stärken nutzen kann.
  • Wertschätzung des Gegenübers im Sinne von „ich nehme dich wahr“
  • Proaktiv 180° Feedback einholen, wie der Mitarbeiter dich als Führungskraft erlebt.

Struktur von Mitarbeitergesprächen

Bericht des Mitarbeiters: Wie haben Sie das Jahr erlebt?

180° Feedback des Mitarbeiters: Wie sehen Sie mich als Führungskraft?

Bericht der Führungskraft: Meilensteine im vergangenen Jahr

Beurteilung durch die Führungskraft: Wie ich Ihre Arbeit sehe

Gemeinsamer Ausblick: Was nehmen wir uns für nächstes Jahr vor?

Zu Punkt 5 sei noch kurz angemerkt, dass das Beurteilungsgespräch UNGLEICH dem Zielvereinbarungsgespräch für das folgende Jahr sein sollte. Sicher wird es oft in der Realität aus Zeitgründen verknüpft. 

Mittelfristig tust du dir damit allerdings keinen Gefallen, da du dann weder dem einen noch dem anderen wirklich voll gerecht wirst. Und damit schmälerst du den Punkt „Wertschätzung“ unnötig, so dass du nicht den gewünschten Motivationsschub erzielst, den du mit separaten Gesprächen erreichen kannst.

TIPP: Das Wichtigste im Mitarbeitergespräch ist … zuhören, zuhören, zuhören! Das Gespräch ist nicht deine Bühne. Vielmehr sollte der wesentliche Redeanteil bei deinem Mitarbeiter liegen. So erfährst du eine Menge wertvoller Hinweise über eure Zusammenarbeit und motivierst alleine durch das Zuhören enorm.

Mitarbeitergespräch: Die richtige Vorbereitung

Damit das Personalgespräch erfolgreich und zielführend wird, solltest du auf einige Dinge achten. Denn damit wird das Jahresgespräch positiv und hilfreich empfunden. Es bekommt dann eben nicht den fahlen Beigeschmack von „kann man machen, muss man aber nicht“.

Eine gute Vorbereitung

Notiere dir  – am besten schriftlich – was du mit dem Gespräch erreichen willst. Überlege, was danach anders sein soll als vorher.

Eine klare Zielsetzung

Was genau willst du loben? Was möchtest du kritisieren? Wer sieht das auch noch so wie du? Wohin willst du deinen Mitarbeiter entwickeln?

Konkrete Beispiele nennen

Mach dein Feedback an an konkreten Beispielen fest. Mit anderen Worten formuliere nicht absolut wie „Sie sind so …“ „Sie machen immer …“. Vermeide derartige „So-ist-Welt-Formulierungen“.

Beobachte statt zu bewerten

Statt „So ist Welt“ teile mit „Ich habe wahrgenommen …“ „Ich konnte öfter beobachten …“ Urteile also wie ein Forscher oder ein neutraler Beobachter. Das macht’s dem Gegenüber leichter, die Rückmeldung sachlich und nicht persönlich zu nehmen.

Vorbereitung auf das Personalgespräch – Fragenkatalog

Häufig werde ich in meinen Coachings gefragt: Was sagt man im Mitarbeitergespräch? Und wie formuliere ich es geschickt? Wann bringe ich welche Punkte an?

Damit du einen ersten Anhaltspunkt für deine Jahresgespräche bekommst, habe ich dir einen Fragenkatalog zum Download zusammengestellt. Er liefert dir Formulierungshilfen für die einzelnen Phasen des Gespräches. 

Damit leitest du das Gespräch souverän ein, bringst deinen Mitarbeiter zum Reden und leitest jede Phase elegant zur nächsten über. Du kannst dir wahlweise die Fragen und Formulierungen rauspicken, die auf dich und deine Situation am besten passen.

Fazit

Das Mitarbeitergespräch ist - wenn denn richtig genutzt - ein ausgezeichnetes Motivationstool für beide Seiten. 

Denn Mitarbeiter wollen wissen, wo sie stehen. Feedback ist ein Geschenk. Und richtig formuliert, kannst du auch Kritik wertschätzend rüberbringen. 

Natürlich geht das nicht über Nacht, sondern bedarf der richtigen Führungswerkzeuge und natürlich genügend Übung. 

Die richtigen Führungswerkzeuge und die nötige Übung über mehrere Wochen erhältst du in meinem Leadership PraxisCoaching. Hier erarbeitest du deinen individuellen Führungskompass für souveräne Mitarbeitergespräche. 

Leadership PraxisCoaching

Wenn du souverän und inspirierend führen willst, so dass endlich nicht mehr alles an dir hängen bleibt, dann empfehle ich dir mein Leadership PraxisCoaching. Hier arbeitest du 7 Wochen intensiv gemeinsam mit Gleichgesinnten und erhältst reichlich Feedback.

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Dagmar Gerigk
Dagmar Gerigk

Dagmar Gerigk ist Inhaberin von Vamos! Sie coacht Unternehmer und Manager, authentisch und motivierend zu führen. Resultat: Mehr Spaß bei der Arbeit, bessere Leistung und profitableres Geschäft!