Das Mitarbeitergespräch flößt sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern in vielen Firmen Furcht ein. Personalgespräche gelten häufig als lästige Pflichtaufgabe. Folglich werden Sie aufgeschoben oder oftmals auch gar nicht durchgeführt.

Weshalb sind Mitarbeitergespräche so unbeliebt?

Das renommierte Beratungsunternehmen Gallup hat in seiner aktuellen Studie festgestellt, dass noch nicht einmal die Hälfte (45%) aller Befragten regelmäßig Mitarbeitergespräche mit ihren Vorgesetzten haben.

Weshalb aber sind diese Gespräche nun so unbeliebt? Wieso werden sie meist als anstrengend und unangenehm empfunden? Nun mögliche Ursachen sind vielschichtig:

Die Gesprächssituation der Beurteilung in Form eines Jahresfeedbacks ist ungewohnt, weil sie nur ein- bis zweimal jährlich stattfindet.
Vorgesetzte sind unsicher, wie sie beispielsweise Lob authentisch rüberbringen. Schließlich sind wir Deutschen keine Weltmeister im Loben. Sie haben Angst, das Lob könne gekünstelt wirken und sie würden dann vom Mitarbeiter weniger ernst genommen.
Zusätzlich haben sie im Fall von berechtigter Kritik die Befürchtung, dass der Mitarbeiter sie nicht nachvollziehen kann und dagegen hält. Außerdem meinen sie, die Kritik könne ggf. demotivierend wirken und dann letztlich die Leistung noch verschlimmern statt bessern.
Nun und generell ist es gewiss auch zum Teil die Sorge vor einer Auseinandersetzung mit dem Mitarbeiter, sprich einer Diskussion über die Leistung und unterschiedliche Standpunkte dazu, also die Sorge vor einem Konfliktgespräch.

Das sind nur einige der Gründe, weshalb Führungskräfte häufig Mitarbeitergespräche scheuen oder sie nur oberflächlich durchführen. Hierdurch vergeben sie sich eine große Chance, die Mitarbeitermotivation und die Ergebnisse des Unternehmens nachhaltig zu steigern.

Personalgespräche steigern die Produktivität

Zahlreiche Studien haben ergeben, dass regelmäßige Feedback-Gespräche nachweislich die Arbeitszufriedenheit und Produktivität eines Unternehmens steigern und folglich die Fluktuation bei Mitarbeitern reduzieren.

Der bereits erwähnte Gallup Engagement Index für Deutschland gibt Auskunft darüber, wie hoch der Grad der emotionalen Bindung von Mitarbeitern, anders ausgedrückt das Engagement und die Motivation bei der Arbeit sind. So sind laut aktueller Studie nur 16% der Befragten mit Herzblut bei Arbeit, 68% machen Dienst nach Vorschrift und 16% haben bereits innerlich gekündigt.

Durch diesen Umstand verliert die deutsche Wirtschaft jährlich an Produktivitätseinbußen bis zu 99 Milliarden Euro. Extreme Fehlzeiten schlagen dabei allein mit knapp 20 Milliarden Euro zu Buche.

An einem Beispiel dargestellt: Würde man bei einem Unternehmen mit 50 MA’s die Fehlzeit auf das Level von Mitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung (5,8 Tage/Jahr) reduzieren, dann würde das jährlich Einsparungen in Höhe von knapp 30.000 EUR ausmachen.

Mit anderen Worten, der kontinuierliche Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitern in Form von Jahresgesprächen und regelmäßigen Dialogen ist ein wichtiger Hebel, um die emotionale Bindung und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

In der Gallup Studie ist das klar erkennbar: Bei Mitarbeitern, die in den vergangenen 6 Monaten ein Gespräch über Arbeitsleistungen mit ihrem Vorgesetzten geführt haben, liegt der Anteil hoch emotional gebundener Mitarbeiter mit 31% fast doppelt so hoch wie im Schnitt der Studie (16%).

Mitarbeitergespräche sind eine gute Gelegenheit, dem Mitarbeiter Anerkennung für seine Leistung zu geben und ihn zu entwickeln und für das Unternehmen zu binden. Denn jeder Mensch braucht Anerkennung, sprich will gesehen und wahrgenommen werden. Mitarbeiter wollen wissen, wo sie stehen.

Mitarbeitergespräche fördern Loyalität

Dabei ist das direkte Gespräch doch die beste Gelegenheit, um Wertschätzung zu vermitteln, Ängste oder Kündigungsabsichten abzubauen und die Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. In dem Video erfährst du, worauf es bei einem gelungenen Mitarbeitergespräch ankommt.

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Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Wenn du oder auch dein Mitarbeiter auf gut Glück ins Personalgespräch gehst, dann endet es gerne mit „um den heißen Brei Gerede“ und ohne konkretes Ergebnis. Dieses Phänomen tritt häufig insbesondere dann auf, wenn du dem Mitarbeiter sagen musst, dass du mit einigen seiner Leistungen nicht zufrieden bist. Solche Gespräche sind eher demotivierend denn förderlich. Also mach dir klar, was die eigentliche Aufgabe des Mitarbeitergespräches ist.

Aufgabe des Mitarbeitergesprächs

  • Klares Verständnis von den Erwartungen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten bei der Arbeit vermitteln
  • Mögliche Aufgaben vergeben, die zu der Person deines Mitarbeiters passen und bei der er seine Stärken nutzen kann.
  • Wertschätzung des Gegenübers im Sinne von „ich nehme dich wahr“
  • Proaktiv 180° Feedback einholen, wie der Mitarbeiter dich als Führungskraft erlebt.

Struktur von Mitarbeitergesprächen

Bericht des Mitarbeiters: Wie haben Sie das Jahr erlebt?

180° Feedback des Mitarbeiters: Wie sehen Sie mich als Führungskraft?

Bericht der Führungskraft: Meilensteine im vergangenen Jahr

Beurteilung durch die Führungskraft: Wie ich Ihre Arbeit sehe

Gemeinsamer Ausblick: Was nehmen wir uns für nächstes Jahr vor?

Zu Punkt 5 sei noch kurz angemerkt, dass das Beurteilungsgespräch UNGLEICH dem Zielvereinbarungsgespräch für das folgende Jahr sein sollte. Sicher wird es oft in der Realität aus Zeitgründen verknüpft. 

Mittelfristig tust du dir damit allerdings keinen Gefallen, da du dann weder dem einen noch dem anderen wirklich voll gerecht wirst. Und damit schmälerst du den Punkt „Wertschätzung“ unnötig, so dass du nicht den gewünschten Motivationsschub erzielst, den du mit separaten Gesprächen erreichen kannst.

TIPP: Das Wichtigste im Mitarbeitergespräch ist … zuhören, zuhören, zuhören! Das Gespräch ist nicht deine Bühne. Vielmehr sollte der wesentliche Redeanteil bei deinem Mitarbeiter liegen. So erfährst du eine Menge wertvoller Hinweise über eure Zusammenarbeit und motivierst alleine durch das Zuhören enorm.

Mitarbeitergespräch: Die richtige Vorbereitung

Damit das Personalgespräch erfolgreich und zielführend wird, solltest du auf einige Dinge achten. Denn damit wird das Jahresgespräch positiv und hilfreich empfunden. Es bekommt dann eben nicht den fahlen Beigeschmack von „kann man machen, muss man aber nicht“.

Eine gute Vorbereitung

Notiere dir  – am besten schriftlich – was du mit dem Gespräch erreichen willst. Überlege, was danach anders sein soll als vorher. 

Eine klare Zielsetzung haben

Was genau willst du loben? Was möchtest du kritisieren? Wer sieht das auch noch so wie du? Wohin willst du deinen Mitarbeiter entwickeln?

Konkrete Beispiele nennen

Mach dein Feedback an an konkreten Beispielen fest. Mit anderen Worten formuliere nicht absolut wie „Sie sind so …“ „Sie machen immer …“. Vermeide derartige „So-ist-Welt-Formulierungen“.

Beobachte statt zu bewerten

Statt „So ist Welt“ teile mit „Ich habe wahrgenommen …“ „Ich konnte öfter beobachten …“ Urteile also wie ein Forscher oder ein neutraler Beobachter. Das macht’s dem Gegenüber leichter, die Rückmeldung sachlich und nicht persönlich zu nehmen.

Vorbereitung auf das Personalgespräch – Fragenkatalog

In der Regel dient ein Personalgespräch der Entwicklung der Mitarbeitenden. Obwohl viele Führungskräfte diese positive Intention teilen, herrscht immer wieder Unsicherheit bzgl. der Durchführung eines gelungenen Mitarbeitergespräches. Häufig werde ich in meinen Coachings gefragt: Was sagt man im Mitarbeitergespräch? Und wie formuliere ich es geschickt? Wann bringe ich welche Punkte an?

Damit du einen ersten Anhaltspunkt für deine Jahresgespräche bekommst, habe ich dir einen Fragenkatalog zum Download zusammengestellt. Er liefert dir Formulierungshilfen für die einzelnen Phasen des Gespräches. 

Damit eröffnest du das Gespräch souverän, bringst deinen Mitarbeiter zum Reden und leitest in jeder Phase elegant zur nächsten über. Du kannst dir wahlweise die Fragen und Formulierungen rauspicken, die auf dich und deine Situation am besten passen.

FAZIT

Das Mitarbeitergespräch ist - wenn denn richtig genutzt - ein ausgezeichnetes Motivationstool für beide Seiten. Denn Mitarbeiter wollen wissen, wo sie stehen. 

Feedback ist ein Geschenk. Und richtig formuliert, kannst du auch Kritik wertschätzend rüberbringen. Deshalb ist "Souveränes Feedback" auch eins der beliebtesten Module in meinem 7-wöchigen Leadership PraxisCoaching.

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Dagmar Gerigk
Dagmar Gerigk

Dagmar ist Leadership Coach und Trainer sowie Expertin für New Work. Sie entwickelt starke Leader, die inspirierend führen - vor Ort, hybrid und digital auf Distanz. Resultat: Motivierte Teams und überproportionale Ergebnisse!