Mitarbeiter Jahresgespräch Beurteilung

Jahresgespräch: Unbeliebt und doch so wichtig

Zum Jahreswechsel steht in vielen Firmen das Mitarbeiter Jahresgespräch oder Beurteilungsgespräch an. Doch nicht immer sind diese Gespräche beliebt. Gern hört man ein Seufzen „Och, nee, nicht das schon wieder!“ Feedback-Gespräche gelten häufig als lästige Pflichtaufgabe. Folglich werden Sie aufgeschoben oder oftmals auch gar nicht durchgeführt.

Dabei ist das direkte Gespräch doch die beste Gelegenheit, um Wertschätzung zu vermitteln, Ängste oder Kündigungsabsichten abzubauen und die Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. In dem Video erfährst du, worauf es bei einem gelungenen Jahresgespräch ankommt.

Weshalb sind Jahresgespräche so unbeliebt?

Das renommierte Beratungsunternehmen Gallup hat in seiner aktuellen Studie festgestellt, dass noch nicht einmal die Hälfte (45%) aller Befragten regelmäßig Mitarbeitergespräche mit ihren Vorgesetzten haben.

Weshalb aber sind diese Gespräche nun so unbeliebt? Wieso werden sie meist als anstrengend und unangenehm empfunden? Nun mögliche Ursachen sind vielschichtig:

  • Die Gesprächssituation der Beurteilung in Form eines Jahresfeedbacks ist ungewohnt, weil sie nur ein- bis zweimal jährlich stattfindet.
  • Vorgesetzte sind unsicher, wie sie beispielsweise Lob authentisch rüberbringen. Schließlich sind wir Deutschen keine Weltmeister im Loben. Sie haben Angst, das Lob könne gekünzelt wirken und sie würden dann vom Mitarbeiter weniger ernst genommen.
  • Zusätzlich haben sie im Fall von berechtigter Kritik die Befürchtung, dass der Mitarbeiter sie nicht nachvollziehen kann und dagegenhält. Außerdem meinen sie, die Kritik könne ggf. demotivierend wirken und dann letztlich die Leistung noch verschlimmern statt bessern.
  • Nun und generell ist es gewiss auch zum Teil die Sorge vor einer Auseinandersetzung mit dem Mitarbeiter, sprich einer Diskussion über die Leistung und unterschiedliche Standpunkte dazu, also die Sorge vor einem Konfliktgespräch.

Das sind nur einige der Gründe, weshalb Führungskräfte häufig Mitarbeitergespräche scheuen oder sie nur oberflächlich durchführen. Hierdurch vergeben sie sich eine große Chance, die Mitarbeitermotivation und die Ergebnisse des Unternehmens nachhaltig zu steigern.

Feedback-Gespräche steigern die Produktivität

Zahlreiche Studien haben ergeben, dass regelmäßige Feedback-Gespräche nachweislich die Arbeitszufriedenheit und Produktivität eines Unternehmens steigern und folglich die Fluktuation bei Mitarbeitern reduzieren.

Der bereits erwähnte Gallup Engagement Index für Deutschland gibt Auskunft darüber, wie hoch der Grad der emotionalen Bindung von Mitarbeitern, anders ausgedrückt das Engagement und die Motivation bei der Arbeit sind. So sind laut aktueller Studie nur 16% der Befragten mit Herzblut bei Arbeit, 68% machen Dienst nach Vorschrift und 16% haben bereits innerlich gekündigt.

Durch diesen Umstand verliert die deutsche Wirtschaft jährlich an Produktivitätseinbußen bis zu 99 Milliarden Euro. Extreme Fehlzeiten schlagen dabei allein mit knapp 20 Milliarden Euro zu Buche.

An einem Beispiel dargestellt: Würde man bei einem Unternehmen mit 50 MA’s die Fehlzeit auf das Level von Mitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung (5,8 Tage/Jahr) reduzieren, dann würde das jährlich Einsparungen in Höhe von knapp 30.000 EUR ausmachen.

Mit anderen Worten, der kontinuierliche Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitern in Form von Jahresgesprächen und regelmäßigen Dialogen ist ein wichtiger Hebel, um die emotionale Bindung und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

In der Gallup Studie ist das klar erkennbar: Bei Mitarbeitern, die in den vergangenen 6 Monaten ein Gespräch über Arbeitsleistungen mit ihrem Vorgesetzten geführt haben, liegt der Anteil hoch emotional gebundener Mitarbeiter mit 31% fast doppelt so hoch wie im Schnitt der Studie (16%).

Jahresgespräche sind eine gute Gelegenheit, dem Mitarbeiter Anerkennung für seine Leistung zu geben und ihn zu entwickeln und für das Unternehmen zu binden. Denn jeder Mensch braucht Anerkennung, sprich will gesehen und wahrgenommen werden. Mitarbeiter wollen wissen, wo sie stehen.

Jahresgespräch: Wie bereite ich mich vor?

Damit das Jahresgespräch erfolgreich und zielführend wird, solltest du auf einige Dinge achten. Die zwei wichtigsten Faktoren, die ausschlaggebend dafür sind, dass das Jahresgespräch positiv und hilfreich empfunden wird und eben nicht den fahlen Beigeschmack von „kann man machen, muss man aber nicht“ bekommt sind:

  1. Eine Gute Vorbereitung – am besten schriftlich
  2. Eine klare Zielsetzung – sprich was genau willst du loben, was kritisieren und was soll nach dem Gespräch passieren oder anders sein als vorher?

Das sind die zwei wichtigsten Faktoren. Weitere Faktoren hast du ja bereits im Video oben erfahren.

WICHTIG: Mach dein Feedback an an konkreten Beispielen fest. Mit anderen Worten formuliere nicht absolut wie „Sie sind so …“ „Sie machen immer …“. Vermeide diese absoluten „So-ist-Welt-Formulierungen“, sondern gebe deine Rückmeldung eher in Form von Beobachtungen.

Statt „So ist Welt“ teile mit „Ich habe wahrgenommen …“ „Ich konnte öfter beobachten …“ Urteile also wie ein Forscher oder ein neutraler Beobachter. Das macht’s dem Gegenüber leichter, die Rückmeldung sachlich und nicht persönlich zu nehmen.

Wie läuft ein Jahresgespräch ab?

Wenn du oder auch dein Mitarbeiter auf gut Glück ins Jahresgespräch gehst, dann endet es gerne mit „um den heißen Brei Gerede“ und ohne konkretes Ergebnis. Dieses Phänomen tritt häufig insbesondere dann auf, wenn du dem Mitarbeiter sagen musst, dass du mit einigen seiner Leistungen nicht zufrieden bist. Solche Gespräche sind eher demotivierend denn förderlich. Also mach dir klar, was die eigentliche Aufgabe des Jahresgespräches ist.

Aufgabe Jahresgespräch

  • Klares Verständnis von den Erwartungen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten bei der Arbeit vermitteln
  • Mögliche Aufgaben vergeben, die zu der Person deines Mitarbeiters passen und bei der er seine Stärken nutzen kann.
  • Wertschätzung des Gegenübers im Sinne von „ich nehme dich wahr“
  • Proaktiv 180° Feedback einholen, wie der Mitarbeiter dich als Führungskraft erlebt.

Struktur von Jahresgesprächen

  1. Bericht des Mitarbeiters: Wie haben Sie das Jahr erlebt?
  2. 180° Feedback des Mitarbeiters: Wie sehen Sie mich als Führungskraft?
  3. Bericht der Führungskraft: Meilensteine im vergangenen Jahr
  4. Beurteilung durch die Führungskraft: Wie ich Ihre Arbeit sehe
  5. Gemeinsamer Ausblick: Was nehmen wir uns für nächstes Jahr vor?

Zu Punkt 5 sei noch kurz angemerkt, dass das Jahresgespräch UNGLEICH dem Zielvereinbarungsgespräch für das folgende Jahr sein sollte. Sicher wird es oft in der Realität aus Zeitgründen verknüpft. Mittelfristig tust du dir damit allerdings keinen Gefallen, da du dann weder dem einen noch dem anderen wirklich voll gerecht wirst. Und damit schmälerst du den Punkt „Wertschätzung“ unnötig, so dass du nicht den gewünschten Motivationsschub erzielst, den du mit separaten Gesprächen erreichen kannst.

TIPP: Das Wichtigste im Jahresgespräch ist … zuhören, zuhören, zuhören! Das Gespräch ist nicht deine Bühne. Vielmehr sollte der wesentliche Redeanteil bei deinem Mitarbeiter liegen. So erfährst du eine Menge wertvoller Hinweise über eure Zusammenarbeit und motivierst alleine durch das Zuhören enorm.

Vorbereitung auf das Jahresgespräch – Fragenkatalog

In der Theorie ist das ja ganz schön, aber wie verhält es sich nun konkret in der Praxis? Was sagst du im Jahresgespräch wie und vor allem wann? Welche Formulierungen sind geschickter als andere? Diese Fragen beantwortet dir unser Fragenkatalog zur Vorbereitung auf das Jahresgespräch.

Hier bekommst du Formulierungshilfen für die einzelnen Phasen des Gespräches, so dass du sie souverän einleitest, deinen Mitarbeiter zum Reden bringst und jede Phase elegant zur nächsten überleitest. Du kannst dir wahlweise die Fragen und Formulierungen rausrücken, die auf dich und deine Situation am besten passen. Um den Fragenkatalog kostenlos zu erhalten, gib einfach kurz deine eMail Adresse hier unten ein und schon in wenigen Minuten ist die Liste bei dir.

About The Author

Dagmar Gerigk

Dagmar Gerigk ist Führungstrainer und Erfolgscoach aus der Praxis für die Praxis. Ihre Schwerpunkte sind Führungskompetenz, Kommunikation und Prozessoptimierung. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre Führungserfahrung aus Konzernen, KMU und als Unternehmerin. Zusätzlich ist sie zertifizierter systemischer Coach und Buchautorin.